Por: Regina Aguirre
Este es un tema que todos, sin importar el tipo de negocio, si somos solteros o casados, con o sin hijos, siempre es un problema. Personalmente considero que el tener una buena
administración de tu tiempo y el compartirlo con las personas a tu alrededor, ya sean familiares o compañeros de trabajo, puede ayudar a que sea más medible tu progreso, identifiques tus áreas de crecimiento más fácilmente y por supuesto que cumplas tus objetivos de forma más sencilla.
Por supuesto que como en el caso del presupuesto de tu dinero, en éste escenario también
necesitarás tener claros tus objetivos y metas para poder priorizar tus actividades, en el primer capítulo 001 “El A B C del presupuesto, lo que debes de saber antes de hacer números” platicamos sobre ¿cómo definir metas personales?, puedes utilizar el mismo ejercicio para definir metas profesionales también, lo importante es que tengas metas SMART bien definidas antes de empezar a trabajar en cómo administrar tu tiempo.
Si estás en una empresa que de forma corporativa ya tienen definidas las metas del negocio o de tu departamento, ¡perfecto! No hay nada que te hará crecer más rápido en tu trabajo que ser un colaborador enfocado y que facilite que la empresa llegue más rápido a sus planes anuales.
¡Iniciamos calentando motores!
Antes de aventarte a llenar de actividades la agenda, vamos a analizar los objetivos que
queremos lograr a corto, mediano y largo plazo. Revisa todas tus metas; si ya son metas
SMART, seguramente ya tienen fecha de término y montos de cada una; analízalas recuerda lo que comentamos de las “mile stones” piensa qué pasos tienes que seguir para cumplirlos, te recomiendo que cada meta la vayas desmenuzando en pequeños objetivos, si es una meta a 5 años, piensa qué deberás haber logrado en el año 1,2,3 y 4 para que el año cinco se cumpla, ya que tengas eso, divide los objetivos anuales en mensuales y ya que tengas objetivos mensuales haz actividades semanales. ¡Aunque no lo creas, yo tengo tareas y actividades diarias para llegar a mis objetivos a cinco años!
Por ejemplo, si ya hiciste la actividad de tus metas en nuestra hoja de apoyo de diseño de Objetivos, en esa hoja debes de tener, 3 objetivos mensuales, 3 anuales y 3 a cinco años. Si los de cinco años y los anuales ya los desglosaste por tareas más pequeñas, en total debes de tener 9 metas mensuales que cumplir para que poco a poco vayas avanzando en el camino, a menos que de alguna manera tus metas finales estén enlazadas entre si, que es muy probable. Si ese es el caso, puede que al cumplir tu objetivo mensual te ayude a cumplir un objetivo anual (ej. Objetivo mensual, hacer deporte 4 veces a la semana. Objetivo anual; correr una carrera de 10km para enero del 2021.
Objetivo a cinco años: correr el maratón de Chicago) Si ese es el caso, pues al ir logrando tus objetivos a corto y mediano plazo, seguramente lograrás llegar al objetivo a cinco años.
Ahora a priorizar
Si somos congruentes con nosotros mismos, nuestros sueños van a ser prioridad, así que
pondremos en una hoja de papel las actividades diarias y semanales que llevaremos a cabo, si gustas lo puedes hacer en nuestras hojas de apoyo de Armado de objetivos a corto plazo o en un cuaderno, tu eliges.
Luego enlistarás todas las cosas que tienes que hacer en tu trabajo, si sabes cual es el objetivo del negocio, también anota las actividades que harán que llegues a esas metas.
También debes de agregar todas tus actividades en familia o en casa, seas hombre o mujer,
esposo o hijo, todos debemos de apoyar, así que mejor lo incluyes en tus actividades y lo
aprietas en tu agenda.
Si tienes otras actividades no mencionadas en estos rubros, como actividades religiosas o de
servicio social, también enlístalas.
Luego en una columna a lado menciona la periodicidad con la que harás cada cosa y el tiempo que te tomará.
Una vez terminado esto, en dos columnas independientes le darás un valor por urgencia e
importancia. ¡Ahora sí viene lo bueno! Esta es una estrategia implementada por Stephen Covey, el autor de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” por si quieres entrar más en el tema, puedes leer su libro. Lo que harás es que en la columna de urgente enlistarás de la “A” a la “D” qué tan urgente es que hagas esa actividad, siendo “A” algo que se tiene que hacer en la hora marcada, “B” algo que se tiene que cumplir en un lapso corto de horas, “C” algo que puede atenderse en la semana y “D” no tiene nivel de urgencia y lo puedes hacer en tus ratos libres o alguien más lo puede hacer por ti.
En la columna de Importancia enlistarás del “1” al “4” las actividades según su nivel de
importancia, es posible que en un inicio todo te pueda parecer importante, sin embargo te
invito a que marques en 1 sólo el 10% de tus actividades, en 2 un 15% y dejar en 3 y 4 el resto.
En uno son las actividades que te ayuden a llegar más rápido a los objetivos, cosas que sabes que si lo logras avanzarás mucho, en dos son cosas que tienes que hacer porque si no se viene abajo tu trabajo, en 3 son las cosas que de forma rutinaria se deben hacer, pero que no generan mucha diferencia en tu cumplimiento de objetivos y finalmente en 4 son las cosas que quitan mucho tiempo y que no agregan valor a la operación.
Listo, ahora si ya tienes tu lista de prioridades, A1 y A2 es lo primero que debes de atender en el día A3 y A4 que no te quiten demasiado tiempo, busca que alguien te apoye para que salga cuanto antes pero que no te quite tiempo (delega) B1 y B2 deben ser las siguientes actividades en tu lista. Piensa como hacerlas de forma productiva y sin distracciones B3 y B4 aplica la misma regla que con A3 y A4 (delega) C1 y C2 procura destinarles un tiempo en la semana y cuanto antes las saques será mejor para ti.
C3 y C4 busca delegarlo, de ser posible en el mediano plazo consigue a una persona que lo haga por ti.
D1 y D2 Decide cuando te tomarás tiempo para hacer estas actividades, pues aunque no son urgentes, tienen un valor para tu cumplimiento de objetivos
D3 y D4 Busca eliminar estas actividades, si no las puedes pasar a alguien más para que lo haga, piensa en formas en las que puedas hacer que en un mediano plazo se eliminen o
desaparezcan, o al menos que se reduzca el tiempo que le dedicas.
Ahora acomodemos esto en nuestra agenda
En tu Agenda, cuaderno o en el calendario revisa los tiempos que tienes para cada actividad. Si dividiste trabajo, casa/familia y personal, pues delimita los tiempos que tienes para cada uno.
Ahora acomoda cada actividad en los tiempos que tienes delimitados para cada uno. Ya sabes cuánto tiempo en promedio te toma hacer cada uno, y que primero hay que acomodar los A1 y así consecutivamente. Si delegas algo, debes de saber que tienes que darle seguimiento, pues sigue siendo tu responsabilidad, aunque tu no lo ejecutes. Recomiendo que tengas la agenda de un mes, para poder incluir todas las actividades, incluso las no urgentes. Pero buscaremos que se cumpla todo en el lapso de un mes. Recuerda incluir pagos de servicios y cortes de tarjetas.
No se te vaya a pasar eso y te quedes sin agua caliente.
Seguramente para cuando llegues a la “C” ya te quedaste sin tiempo, nunca es malo pedir
ayuda, busca a alguien que sea confiable con la tarea y pregúntale si te puede ayudar a
aminorar la carga. De todas maneras será importante que consideres reducir un poco de
tiempo de TV o siestas, o incluso levantarte más temprano.
“hay estudios que han demostrado que las personas que aprovechan su tiempo y duermen de 6:30 a 7:00 horas son más productivas y generan más resultados que las personas que duermen menos o más horas”
Si ya duermes 6:30 y no es suficiente el tiempo, tienes que buscar resolver la situación
reduciendo tiempo en el cumplimiento de tus actividades, apoyándote de alguien más o
definiendo que tanto aportan las actividades que haces al objetivo final.
Muchas veces nos ofrecemos a hacer cosas de más que sólo nos alejan de nuestros objetivos, siempre antes de ofrecerte a hacer algo, piensa, ¿esto me hará llegar más rápido a mi objetivo o me quita tiempo para hacer lo que realmente necesito hacer?
En mi caso me he sorprendido ofreciéndome para hacer pasteles para la próxima reunión
familiar o dando una conferencia para un grupo de personas que ni siquiera son mi mercado.
Eso quita mucho tiempo y recuerda que “mucha actividad no genera productividad” no te
desenfoques, elimina las actividades que estorban para que le dediques tiempo a esas cosas que realmente necesitas hacer. Ciertamente hay cosas que simplemente no puedes pedir que alguien más las haga y que para colmo nos quitan mucho tiempo, pues busca que se hagan en el menor tiempo posible, o saca provecho de ellas.
Te voy a compartir algo que a mi me pasa y que seguramente no soy la única, como mujer de casa, las actividades domésticas nunca se acaban, por supuesto que tengo que agradecer que mi esposo suma mucho y definitivamente las actividades las considero balanceadas, sin embargo aunque el ayude (mucho) no le puedo dejar toda la tarea a él, así que yo también tengo que ayudar, por ejemplo puedo apretar la mayor cantidad de actividades en una misma hora, así siento que avanzo más rápido y mi hora es más efectiva, así que mientras cocino, pongo una lavadora de ropa, y además escucho un podcast de inversiones… no es broma, no me considero la mujer más multi task del mundo, y claro que en ocasiones se ha desbordado la lavadora porque dejé la manguera y por estar en otras actividades se me olvidó apagarla (ups)
sin embargo creo que así al menos mis actividades de nivel “C” que en mi caso son como la
ropa no me quitan tanto tiempo y puedo sacar el mayor provecho de mi tiempo.
Si como yo, no eres tan multi task, limítate a buscar hacer tu tiempo lo más productivo
haciendo todo bien y a la primera, sin aplazarlo porque sabes que no te gusta o te quita tiempo, “al mal paso darle prisa”. Verás que si no le das muchas vueltas y simplemente lo haces, para el fin del día habrás cumplido con la mayor parte de las actividades.
Mantén un registro y procura que no se te escape nada
Ya estamos llegando al final del túnel. Ya que comiences a llevar tu plan de actividades te darás cuenta que la vida pasa y siempre salen imprevistos, no podemos vivir la vida como relojito, te puedes quedar atorado en el tráfico o tener una emergencia que te cambie los planes. No te desanimes, es normal. Lo importante es que mantengas el enfoque y que al día siguiente lo consideres como una oportunidad nueva de llegar a tus objetivos.
“si todos los días mejoramos sólo un 1% que el día anterior, para el fin del año habremos
mejorado un 365%”
Yo personalmente me acomodo mucho con una agenda en la que pueda anotar todo lo que
debo hacer en el día (actividades específicas de ese día, no actividades rutinarias) y a parte
tengo una hoja de seguimiento de mis actividades que debo de hacer diario para cumplir con mis metas, en esa hoja enlisto desde las 6:00 am hasta las 10:00 pm todo lo que debí de hacer en el día; preparar un desayuno saludable, hacer oración, tomarme mis colaciones, hacer mis llamadas de seguimiento con mis clientes, armar contenido web, dar seguimiento a mi crecimiento profesional, tener tiempo en familia.
Mi objetivo es no tener más de tres taches en mi hoja de actividades diarias y cumplir con todo lo importante y urgente en mi agenda. Llamese mis A1,A2,B1 y B2, si logré todo eso es una victoria en mi día y comienzo el día siguiente con el pie derecho.
Ya para cerrar este capítulo del día, te quiero invitar a que literal anotes en tu agenda
ABSOLUTAMENTE TODO si quedaste de hablarle a un cliente el miércoles, anótalo en tu agenda el miércoles, si quedaste de enviarle un correo a un colaborador, anótalo con la fecha u hora en la que quedaste de enviarlo. Creeme yo tengo déficit de atención y aún anotando todo, se me pasan las cosas, pero es mucho mejor que confiar en mi memoria. Todos los días en la mañana analizo cómo estará mi día, lo que quedó pendiente del día anterior, lo que tengo que tener listo antes de cierta cita o lo que quedé de enviar y lo hago antes de abrir siquiera mi correo, así no comienzo mi día con lastres.
Y al finalizar mi día también reviso qué hice, cuanto tiempo me tomó y lo que me espera al día siguiente para prevenir cualquier urgencia y que el día siguiente corra lo más tranquilo posible.
Espero que te haya gustado el tema de hoy, mantente atento en nuestras redes sociales para ser de los primeros en leer la próxima entrega.
ATT: Regina Aguirre
Tu Asesora Patrimonial de cabecera
Te comparto un formato descargable completamente GRATIS el cual podrás editar a tus necesidades.